Gerenciamento de Projetos: 10 Motivos para os Profissionais de TI começarem a aprender

No universo principalmente empresarial, há muito tempo tem-se aplicado diversas metodologias que permitam além de manter, melhorar e aumentar a lucratividade dos negócios sendo uma delas o conhecido Gerenciamento de Projetos. Esta metodologia tem como objetivo controlar, otimizar e documentar tudo o que permeia uma atividade indiferente do tamanho, considerando que quanto maior esta atividade então mais elementos farão parte que por sua vez mais mecanismos de controle deverão ser implementados.

Mesmo assim existem muitos projetos gerenciados sem o uso desta metodologia e por conta disso algumas frases costumam ser apresentadas para justificar essa prática, algo como:

“Tudo está indo bem … e até onde podemos dizer … estamos no cronograma, no orçamento e todo mundo está feliz … Por que você iria querer ir e MUDAR QUALQUER COISA ???”

Quem já ouviu alguma frase do tipo:

“Nunca fizemos DESSE JEITO antes”

“Sempre fizemos DESSE JEITO … e além disso … preferimos acreditar no que preferimos acreditar”.
Sir Frances Bacon, Critical Thinking Problem, and Decision Making (Egan, Brian Dennis, Global Knowledge Network, 2005, adapted, 2012)

“E acreditamos que está funcionando …”

A partir daí a pergunta que deveria fazer a si mesmo é: será que está realmente funcionando?! Os Projetos de TI demonstram funcionar como foram planejados por você?! Você tem um plano?!Será que existe apenas uma maneira de executar?! Uma melhor abordagem, um método diferente, alguma maneira comprovadamente útil, bem-sucedida e passível de repetição?!

Por estudos conduzidos pela Standish Group foram identificados sobre apenas 32% dos Projetos de TI serem bem-sucedidos, 44% serem concluídos com um bom nível de desafios e 22% fracassarem totalmente. É possível concluir sobre ainda existirem oportunidades para melhoria mas a pergunta é: Que tipo de ajuda nos permitirá melhorar nossos esforços no ambiente de TI?!

Adquirir o conhecimento sobre Gerenciamento de Projetos pode ser de grande utilidade para qualquer Profissional de TI.

Senão bom o bastante porém pode ainda perdurar a dúvida como um profissional de TI obterá vantagens aplicando esse conhecimento no cotidiano?! O que justifica um profissional de TI ser disciplinado no gerenciamento de projetos?! De que maneira pode o gerenciamento de projetos colaborar com os obstáculos encontrados regularmente, quais benefícios sejam profissionais quanto pessoais para este profissional e também o retorno de investimentos para a organização são possíveis de obter!?

1. Maior Capacidade em administrar com aumentos de Velocidade, Agilidade e Mudanças

Durante o seu cotidiano profissional é familiar receber ativides com exigências requisitando “fazer mais, consumindo menos e mais rápido do que antes” ?! Caso seja, reconhece estas exigências nos comentários abaixo?!

No seu livro Business @ the Speed of Thought Bill Gates descreve o seguinte:

• Os anos 80 serão sobre qualidade
• Os anos 90 serão sobre re-engenharia
• O “Novo Século” será sobre velocidade, agilidade

Uma das razões sobre os aspectos de “velocidade e agilidade” reside nas impressões de tudo estar ocorrendo num ritmo mais veloz do que antes visto, sendo em especial verídico para as situações de mudança. É possível identificar esse comportamento ao nosso redor – os rápidos eventos de mudança mas neste caso surge a pergunta, por quê?! O que motiva esse ritmo quase frenético de mudanças?! É onde torna-se possível sugerir algumas justificativas:

• Crescimento acelerado em muitos setores
• Alto crescimento de concorrência
• Maior volume de inovações e criatividade
• Crescimento exponencial de forças econômicas que impulsionam para baixo em todas as nossas organizações
• Mudanças em ritmo mais rápido
• Curtos ciclos de vida tecnológicos
• Desenvolvimento utilizando modelos ágeis
• Mercados em ritmo rápido

“O rápido crescimento dos anos 1960 e 1970 conduziram à reengenharia dos anos 1980, resultando na “nova era” dos anos 1990. Essa nova era acabou subitamente quando o período .COM chegou nos anos 2000. As expectativas de rápido crescimento corporativo foram substituídas por uma ênfase nas competências essenciais e um foco na produtividade da equipe. Os mercados ficaram saturados, a concorrência ficou fortalecida e o dinheiro tornou-se escasso. Corporações e organizações de todo tipo tiveram que fazer mais com menos.”
(Egan, Brian Dennis, Critical Thinking, Problem Solving, and Decision Making, 2005 Global Knowledge Network).

A competição comercial não fica limitado localmente, ela ocorre em nível mundial e assim, a Tecnologia por si só é além do canalizador, o capacitador dessa condição. Isto impõe às organizações vencerem a concorrência oferecendo produtos e serviços desenvolvidos em tino acelerado com recursos limitados em todos os níveis.

É possível encontrar um cenário similar ao abaixo:

Num modelo de reação, todos aqueles posicionados no topo das organizações reivindicam todos abaixo deles a entrar no ritmo “fazer mais rápido que antes”. Num estímulo de aumentar o lucro exigindo aumentar a produtividade reduzindo os recursos necessários, na tentativa de vencer a concorrência do mercado, devendo ser concluídos cada vez mais rápido e. Os efeitos desse ritmo na qualidade será assunto para outra oportunidade mas jamais estar distante dos interesses.

Como será possível aumentar a produtividade, realizado as tarefas de maneira cada vez mais veloz com menos recursos disponíveis?! Ingredientes capazes de produzir seguramente um desastre além de aumentar o desgaste profissional ou uma oportunidade para estabelecer um organizado gerenciamento de projetos.

2.Valores Tangíveis

É possível identificar os valores tangíveis usando gerenciamento de projetos nos segmentos como Econômico, Pessoal, Cultural além de atributos Organizacional e Estratégico. Esses valores são acompanhados com o reconhecimento pela satisfação dos acionistas, alinhamento de processos, projetos e outros programas, prática consistente no uso do gerenciamento de projetos, ferramentas e metodologias refletidas em processos consistentes, decorrência de benefícios e resultados calculados e mensuráveis.

Conheça algumas citações relacionadas aos valores tangíveis pelo uso do gerenciamento de projetos:

• “Agora, construímos um adicional de 20% para o gerenciamento de projetos em todos os nossos projetos.” – Gerente Sênior # 76
• “O aprimoramento do gerenciamento de projetos deve ajudar nos preços das ações, porque aumentará a confiança no mercado à medida que entregamos os projetos.” – Gerenciamento de PM #75
•  “O valor do gerenciamento de projetos é tangível. É a estrutura por trás dos projetos. [ed. com o gerenciamento de projetos] Fazemos melhor do que comparações do setor. ”- Gerente de projetos #75
•  “O gerenciamento de projetos fornece um grande valor: economizando desperdício de dinheiro e esforço e mitigando o risco de desperdício de dólares.” – Gerente Sênior #75
•  “O valor do gerenciamento de projetos é controle.” – Gerente de projetos #75

3.Valores Intangíveis

• Satisfações da Organização Gerenciada por Projetos e Clientes
• Aprimoramento na tomada de decisões, comunicação, cultura de trabalho eficaz
• Organização Alinhada e Gerenciamento de Projeto Alinhada
• Práticas consistentes e processos repetíveis
• Alinhamento de abordagem, termos e valores
• Melhores resultados do processo que levam a melhores resultados do projeto
• Resultados aprimorados nos negócios

Conheça algumas citações relacionadas aos valores intangíveis pelo uso do gerenciamento de projetos:

• “Gerenciamento de projetos é uma influência positiva no pensamento criativo e aumenta a capacidade de inovação das organizações.” – Patrocinador #24
• “A colaboração interna e entre as equipes melhorou; grupos dentro da organização diminuíram. ”- Gerente Sênior #76
• “Isso… lhes dá uma sensação de realização, dá a eles a sensação de estar conectados à empresa, dá a eles uma oportunidade de contribuir e entender… como [seu trabalho] se relaciona com as operações maiores e com o sucesso da organização. ”- Gerente Sênior #20

4.Melhores Rendimentos

Ao efetuar comparações de salário é possível identificar dos líderes competentes em gerenciamento de projetos, em especial os Profissionais de Gerenciamento de Projeto (PMP – Project Management Professionals) recebem valores maiores quando assemelhados os gerenciadores de projeto não certificados, mesmo ainda em 2011 é possível descrever suas diferenças como a seguir:

• Gerente de Projetos, Tecnologia da Informação US$ 59.899 – US$ 120.960
• Gerente Sênior de Projetos de TI US$ 77.788 – US$ 129.411 (Inc., 2011)

5.Reforce sua estabilidade no emprego enquanto obtém uma carreira mais segura dentro da organização

No começo desse artigo foi comentado sobre a mudança de enfoque pelas organizações, migrando do anseio pelo rápido crescimento para uma ênfase em competências essenciais e dedicação na produtividade, complementado pela inesgotável exigência dos seus colaboradores realizarem mais com menos.

“Nas épocas de rápido crescimento, a mera senioridade era suficiente para avançar em sua carreira; isso não é mais o caso. Ou você é excepcional ou corre o risco de empurrado para a porta. O crescimento lento e a crescente concorrência dentro e entre as indústrias estão contribuindo para uma escalada corporativa muito estreita. As oportunidades de progresso são ainda mais apertadas devido a um grande número de novatos de meia-idade (e mais velhos) que se apegam a altos cargos. Até que a maré dos meia-idade caia, apenas os melhores da próxima geração subirão para altos cargos. Para avançar, é necessário se diferenciar.”

Mesmo que você tenha competências para liderar em qualquer nível de uma organização, é comum somente àqueles mais eficientes ocuparem os cargos de liderança confiáveis. A bagagem de conhecimento e experiência detidas pelos competentes gerenciadores de projeto aumentam sua visibilidade enquanto simultaneamente produzem vantagem sobre aqueles que buscam as mesmas posições gerenciais.

6.Potencialize sua divulgação mediante um complexo aprimorado de habilidades e taxas mais altas de faturamento

Em oposição aos destaques anteriormente comentados, ocorre em algumas organizações dos profissionais de TI terem alcançado o nível máximo de promoções disponíveis pela empresa, não tendo relação direta com suas competências ou a habilidade em lidar com atividades em níveis mais elevados na organização mas simplesmente, por sua expertise no qual são exemplarmente proficientes dificilmente serem atrativas para os ocupantes de posições mais elevadas.

A consequência ao alcançar este estágio reside sobre após contínuo crescimento de conhecimento, incremento de experiência e aquisição de um conjunto expandido de habilidades esses profissionais de TI em algum momento, atingirem uma posição onde precisam ponderar em permanecer na atual ocupação dentro desta organização ou partir em busca de melhores oportunidades. Por conta dessa aquisição de um conjunto expandido de habilidades, incrementos em sua experiência, contínuo crescimento de conhecimentos, habilidades em liderança assimiladas e melhoradas no gerenciamento de projetos por conta da inspiração reconhecida pelas equipes como também a responsabilidade e capacidade em promover inovações poderem conceder novas oportunidades dentro de outra organização.

Os gestores de projeto competentes, experientes e melhor capacitados detém um conjunto de habilidades que os diferenciam e os posicionam diretamente na presença dos escolhidos para promover melhorias, competências que podem destacar os profissionais de TI tornando-os mais atrativos ao mercado como um todo. Estando em evidência permite a esses profissionais terem mais segurança na manutenção da sua ocupação, mesmo com a grande volatilidade profissional, por conta de tornar-se fonte constante de interesse pelas empresas, complementando com certificações profissionais sobre o tema é possível desenvolver um modelo de consultoria com maior lucratividade pelos valores cobrados, além de ocasionar melhores oportunidades como colaborador dentro de uma nova organização.

7. Competência singular no controle de cronogramas e custos

Sendo profissionais de TI, a liberdade inerente das atribuições que permitiam atuar de maneira autônoma, estabelecendo nossos próprios orçamentos e executando as atividades à nossa maneira são condições do passado. Os novos profissionais de TI exercem suas atribuições regularmente em contato com departamentos que lidam com o negócio, sendo mantidos em padrões mais elevados do que nunca, quando um dos motivos está na competência de gerenciar cronogramas de projetos e, em última instância, os custos do projeto.

Uma base na habilidade de gerenciamento de projetos sólida é indispensável para torná-la apta a replicações, uma das figuras necessárias para obter o sucesso no projeto, assim sendo os profissionais de TI que detenham sólidas habilidades no gerenciamento de projetos serão aqueles onde, em última avaliação, atingirão consecutivamente o êxito e, ao fazê-lo, estarão entre os de maiores demanda.

8.Maior habilidade no gerenciamento de mudanças e antecipação dos desvios de escopo

Situações como mudança de horários, dos requisitos do cliente, itens materiais, definições de orçamento e disponibilidade de recursos como também departamentos inteiros podem mudar inesperadamente. Por conta disso, um sistema capaz de controlar mudanças de maneira integrada e formal, estando totalmente documentada e distribuído para toda a equipe envolvida no projeto aumentará em muito a capacidade do profissional de TI no gerenciamento das muitas vezes ininterruptas mudanças de escopo que costuma lidar diariamente.

9.Reduzir e muitas vezes evitar o retrabalho

Uma atividade rotineira existente em muitos ambientes de TI está na necessidade contínua na revisão das tarefas, muitas vezes de maneira ou quantidade desnecessária de repetições que por muitas vezes ocorre pela inexistência de procedimentos formais, detalhando como as atividades devem ser executadas antes do seu início.

Na existência de um Sistema Automatizado de Atividades, regularmente encontrados em ambientes de gerenciamento de projeto, colabora na garantia na assertividade do trabalho executado pelas pessoas certas na sequência adequada. Em conjunto com outras mecanismos e competências comuns de planejamento e execução de gerenciamento de projetos, o volume de retrabalho pode ser visivelmente reduzida e muitas vezes, eliminada.

É uma de muitas metodologias aptas para adoção pelos profissionais de TI, podendo contribuir para a execução de suas atividades dentro do prazo estipulado, possibilitando manter-se dentro das definições de orçamento previamente definidas.

10.Aperfeiçoar o diálogo entre os acionistas

Muitos motivos levam os projetos e empreendimentos não atingirem o sucesso esperado, ficando abaixo do ideal, como exemplo de ineficazes gerenciamentos de custos, planejamento deficiente, a falta de requisitos, de compreensão deles, suporte de gerenciamento precário, cronograma com gerenciamento insatisfatório, ausência de liderança, gerenciamento de satisfação do cliente carente etc .. etc como fontes rastreáveis e por último mas não menos importante um possível colapso de comunicação.

Por razões como essa o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI – Project Management Institute), estimula os gerentes de orçamento em investir 90% dos seus esforços em comunicação, amparados por um intenso conhecimento das aptidões e metodologias disponíveis por um profissional de TI no ambiente de projeto, incentivando a comunicação entre todos os envolvidos no projeto permite aprimorar a viabilidade de sucesso sendo drasticamente elevada.