Office 365/Microsoft 365: Backup email Exchange su PST e OneDrive

Office 365 (ora Microsoft 365) è una suite di prodotti Microsoft in cloud per la produttività aziendale e i documenti, erede di Microsoft Office e con una spiccata propensione all’uso aziendale.

Essendo quindi una piattaforma di lavoro e  collaborazione aziendale cloud-based, Microsoft 365 include app di produttività come Office 365, Exchange Online, Teams, SharePoint e OneDrive. Inoltre, Microsoft 365 offre funzionalità di sicurezza avanzate come Microsoft Defender, protezione dei dati sensibili e conformità normativa.

Parlare di Microsoft 365 è molto importante sul fronte della sicurezza e del backup, dato che, il solo fatto di avere tutti i documenti e la posta aziendale su una piattaforma cloud impone la massima attenzione nella gestione della sicurezza, senza dimenticare la business continuity, ovvero la possibilità di avere un backup dei proprio dati sempre disponibile, anche in assenza di connessione ad internet o a causa di errori umani. Per questo motivo, dopo aver illustrato i principali aspetti di questa piattaforma collaborativa, passeremo ad analizzare uno dei migliori software di backup per Microsoft 365: Iperius Backup.

Vedi anche: Backup di Exchange Online (Office 365) con Iperius Backup

Elenchiamo di seguito alcuni dei suoi principali componenti:

1. Office 365: Suite di app di produttività come Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive e SharePoint.
2. Exchange Online: Servizio di posta elettronica e calendario basato su cloud.
3. Teams: Piattaforma di collaborazione e comunicazione, che include chat, audio e video chiamate, riunioni online e condivisione di file.
4. SharePoint: Piattaforma di gestione del contenuto e collaborazione che include la gestione documenti, la creazione di siti web e la gestione delle informazioni aziendali.
5. OneDrive: Servizio di archiviazione cloud che consente di accedere ai file da qualsiasi dispositivo.
6. Power Platform: Piattaforma di automazione e app personalizzate che consente di creare soluzioni aziendali senza codifica.
7. Microsoft Defender: Protezione antivirus e sicurezza delle minacce per i dispositivi Windows e Mac.
8. Compliance e sicurezza: Funzionalità di conformità e sicurezza per proteggere i dati sensibili e adempiere ai requisiti normativi.

Quando si decide di adottare a livello aziendale uno strumento di collaborazione in cloud come Microsoft 365, bisogna analizzare nel dettaglio tutti i pro e i contro, per arrivare infine ad attente considerazioni riguardo al backup dei dati:

Pro:

• Accessibilità da qualsiasi luogo e dispositivo, con la possibilità di lavorare sia online che offline.
• Suite completa di app di produttività per soddisfare tutte le esigenze dei team aziendali, dalla PMI alla grande impresa
• Collaborazione in tempo reale con Teams, che include chat, audio e video chiamate, riunioni online e condivisione di file.
• Archiviazione sicura e accessibile dei file da qualsiasi luogo con OneDrive for Business.

Contro:

• Possibile dipendenza dalla connessione internet per accedere ai servizi.
• Potenziale difficoltà nell’adeguamento a una piattaforma completamente nuova e nella dismissione delle procedure precedenti.
• Costo ricorrente, poiché Microsoft 365 richiede un abbonamento mensile o annuale.

Backup di Microsoft 365:

Per quanto riguarda il backup dei dati, ci sono diverse strategie che possono essere utilizzate per garantire la sicurezza dei dati in Microsoft 365:

1. Backup automatico: Microsoft 365 offre un backup automatico dei dati in OneDrive e SharePoint, che può essere configurato per soddisfare le esigenze aziendali.
2. Backup manuale: È possibile eseguire il backup manuale dei dati in Microsoft 365 utilizzando strumenti di terze parti o esportando i dati in un formato di file.
3. Backup in locale: È possibile eseguire il backup dei dati in Microsoft 365 in un dispositivo locale per garantire la sicurezza dei dati anche in caso di interruzione della connessione internet.
4. Backup su cloud: È possibile eseguire il backup dei dati in Microsoft 365 in uno storage cloud di terze parti per garantire la disponibilità dei dati anche in caso di interruzione della connessione a Microsoft 365.

Il backup è un aspetto spesso trascurato, specie quando parliamo di piattaforme cloud. Non dobbiamo infatti dimenticare che tutti i dati aziendali non sono più fisicamente all’interno dell’azienda ma sono immagazzinati su server e database di terze parti, in questo caso Microsoft. Ci sono molti software per il backup di Office 365, ma tra questi sicuramente uno dei migliori è Iperius Backup, il quale fornisce ad aziende e clienti finali alcuni strumenti fondamentali per assicurarsi la tranquillità nell’utilizzo di questa piattaforma cloud.

Iperius Backup può fare il backup (download) di tutti i file presenti negli account OneDrive dell’organizzazione e di illimitate caselle di posta di Exchange Online, con poche semplici configurazioni. Rispetto ad altri software, Iperius Backup è molto conveniente perché non ha un costo per casella o per account di Microsoft 365. Con una singola licenza puoi collegarti a illimitati account e fare il backup di illimitate caselle di posta e spazi OneDrive. Le caselle di posta vengono scaricate e salvate in locale su un file nel formato standard PST, con tutti i loro elementi. I file di OneDrive, quindi quelli di Office 365, vengono scaricati in locale in modalità incrementale o differenziale. Puoi in qualsiasi momento ripristinare una casella di posta o un account OneDrive utilizzando Iperius oppure recuperare un singolo file o una singola email semplicemente aprendo il file PST con una programma di visualizzazione compatibile o con Outlook.

Il fatto di avere un file standard come il PST è una ulteriore garanzia per la durabilità dei propri backup della posta. Indipendentemente dal fatto di avere o meno Iperius, i tuoi backup rimarranno sempre accessibili.

Iperius ha anche la possibilità di eseguire backup online su OneDrive (upload), ovvero è possibile salvare i file locali in modo automatico sullo storage in cloud disponibile con Microsoft 365. Vanno poi sottolineati altri dettagli importanti che intervengono nelle strategie di backup con Iperius. Quando si effettua un backup delle caselle di posta, vengono creati in locale dei file PST (ma si può anche scegliere di salvare le mail singolarmente come file .EML). Iperius può quindi comprimere questi file in formato zip, proteggerli con una password con criptazione AES 256 bit e inviarli in molteplici destinazioni aggiuntive, ad esempio su un NAS o su un altro spazio cloud, come Amazon S3 o Google Drive. Abbiamo quindi diverse strategie che ci consentono di avere la massima sicurezza nel mantenere delle copie dei dati sempre al sicuro.

Nel corso del 2023, Iperius introdurrà nuove importanti funzionalità per il backup di Microsoft 365, includendo anche il backup di Sharepoint e di Teams, diventando a tutti gli effetti uno dei migliori programmi per il backup di Office 365 e degli altri prodotti della suite collaborativa di Microsoft. Il tutto ad un costo assolutamente irrisorio rispetto alla concorrenza. Ricordiamo infatti che con una sola licenza di Iperius è possibile fare il backup di illimitate organizzazioni e illimitati account Microsoft 365.

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