8 Oportunidades para reduzir os custos de TI da sua empresa

A ininterrupta competitividade do mercado assim como as pressões econômicas são elementos que continuamente influenciam a inovação tecnológica também no mudo empresarial. Por conta disso o departamento de Tecnologia de Informação permanece como o departamento mais exigido na obtenção de soluções de gestão mais eficientes, promovendo a otimização dos recursos existentes. É um cenário que mitiga também o desenvolvimento de novas metologias e processos mais eficientes para propiciar a redução dos custos computacionais, tornando-se um desafio para os gestores desse segmento.

Ao entrar em pauta a otimização dos custos, os colaboradores e também investimentos costumam ser os primeiros tópicos a serem considerados. Não necessariamente são a melhor defiição e por este motivo uma condição de grande importância pode ser reavaliar as regras de negócio da empresa, propiciando estudar o comportamento dos seus processos, ou até a inexistência deles objetivando identificar problemas, desenvolver soluções além de planejar melhorias.

As 8 sugestões apresentadas neste artigo foram desenvolvidas planejando elucidar os gestores na reavaliação organizacional do negócio no intuito para a redução de custos sem prejudicar a eficiência e qualidade dos negócios, são elas:

1- Outsourcing de TI :

O departamento de TI costuma ser o elemento fundamental para a elaboração de estratégias no planejamento em todo negócio que pretende voltar a crescer, ou até mesmo perpetuar-se no mercado, readequando o portfólio de serviços e produtos fazendo parte dela também a otimização dos recursos. Nesta condição costumam ser exigidos valores vultuosos para materializar uma superestrutura nestas proporções, somam-se ainda a definição de gestores competentes e colaboradores proporcionalmente nivelados com as definições, o devido acompanhamento nos processos operacionais, indicadores de desempenho entre alguns deles.

Como alternativa no amparo a tantas responsabilidades o Outsoursing torna-se um grande aliado, permitindo transferir muitas das responsabilidades à outra empresa, propiciando aos gestores redirecionar seus potenciais para outras prioridades agora amparado por profissionais catedráticos na dinâmica dessas atribuições. É um modelo de competência na prestação de serviços para infraestrutura de TI sem prejudicar a produtividade e atributos da empresa na redução de custos.

Alguns dos principais benefícios na sua implantação:

Controlar Custos -Na implementação do Outsorcing os serviços contratados tem valores melhor gerenciados. Por conta disso o planejamento financeiro será mais assertivo reduzindo as surpresas os gastos inesperados.

Redefinir prioridades - Permite o direcionamento da atenção e competências por parte dos gestores para interesses de conteúdo mais estratégico, entre eles a redefinição do portfólio de produtos e serviços e tomadas de decisão. Não indica a perda do gerenciamento da TI mas delegar a profissionais especializados neste âmbito.

Otimização - Incidentes súbitos com os computadores, servidores e outros equipamentos além de lentidão e indisponibilidade da rede interna ou internet estão entre os potenciais inconvenientes para qualquer empresa. Na adoção do Outsourcing podem ser minorados os custos provenientes destes aborrecimentos com o beneficio de propiciar maior eficiência e assiduidade nos procedimentos predefinidos.

 2 – Automação de processos :

Praticamente toda empresa possui tarefas executadas repetidamente, por esta característica elas podem ser automatizadas objetivando otimizar tempo e custos. É uma solução cada vez mais habitual no universo de TI por conseguir expandir a eficiência como também reduzir a ocorrência de falhas, além de permitir produzir um histórico das etapas executadas durante uma tarefa concedendo um diagnóstico para identificar problemas de maneira mais ágil e precisa.

Embora atrativo é fundamental envolver-se nas suas competências, por conta de muitas vezes serem ferramentais complexos que sem o devido nível de conhecimento na sua utilização podem perturbar ao invés de melhorar. Entre as características necessárias para sua adoção estão a rapidez, facilidade de implantação e didatismo, permitindo sua utilização pela equipe de maneira eficiente.

3 – Bring Your Device (BYOD) :

Para aquelas empresas que necessitem ou entendem como vantagem competitiva investir em dispositivos estratégicos para seus colaboradores, pode ser considerado com ótima alternativa objetivando expandir a produtividade do negócio e reduzir custos a adoção do conceito Bring Your Own Device (BYOD). É uma prática muito adotada nos Estados Unidos, propiciando ao colaborador utilizar seus próprios equipamentos como tablets, smartphones e notebooks para uso profissional. Empresas subsidiando a aquisição deles também é uma prática comum e incentivada entre algumas corporações, com a ressalva da responsabilidade pela manutenção e gestão deles ficar a cargo do funcionário.

Mesmo com esta adoção ser vista com ceticismo, consegue colaborar na otimização de custos para aquisição de computadores e licenciamento de softwares para as empresas. A ForresterResearch produziu uma pesquisa em países da Europa e Estados Unidos demonstrando apenas 40% das empresas acreditarem nesta tendência, mesmo assim foi identificado o encolhimento nos custos em até 15% na adoção deste conceito na atualização dos computadores, além do aumento da produtividade entre os colaboradores de até 12%. A conclusão do estudo apresenta consistente vantagem na implementação do BYOD, potencializada em conjunto com a computação em nuvem tornando-se benéfica em comparação da aquisição de equipamentos novos pela empresa.

4 – Definição de Inventário :

Mesmo com a evidência do BYOD descrita na oportunidade anterior, o parque computacional de uma organização, como computadores e outros tipos de hardware, sempre farão parte das aquisições em pauta pela empresa.

Como um aliado no acompanhamento destas aquisições, conhecer os colaboradores que receberão esses equipamentos e também sua conservação é imprescindível a existência de um inventario além de constantemente atualizado.

Na existência dele, torna-se realizável o planejamento de suas manutenções e também depreciações permitindo identificar o melhor momento para sua substituição. É uma prática que colabora pontualmente com o planejamento de consumo beneficiando a redução de prováveis gastos imprevistos.

5 – Otimização de Colaboradores :

A definição de uma equipe com colaboradores eficientes também é fundamental, por conta disso é estratégico, pelo gestor, a elaboração de habilidades necessárias que promovam os projetos da organização. Imprescindível também para a organização é manter este equipe nivelada com as mais novas tecnologias e conhecimento profissional, para conseguir atender as demandas exigidas pelo negócio.

Desta maneira, a análise de competências e também a correta definição de funções dos colaboradores permite total dedicação na realização de suas atribuições. É possível nesta oportunidade a aplicação da automação de processos anteriormente descrita.

6 – Boa Gestão de Telecom :

É possível a otimização nos custos de Telecom na adoção de metodologias de gestão para este segmento. Esta metodologia é conhecida como TEM (Telecom Expense Management) não limitando-se a auditoria e contestação de contas e por este motivo alguns elementos responsáveis pela redução nos gastos com Telecom devem ser considerados.

Há um total de 9 elementos a serem analisados como indispensáveis para uma gestão eficiente de Telecom. São elas: auditoria de faturas, contratos para a definição das melhores tarifas, inventário de linhas telefônicas, roaming (em especial os internacionais de dados), co-billing, políticas de uso e recomendações, rateio de custos por unidades de negócio, impressão e finalmente a análise para a entrega do dispositivo ideal.

7 – Soluções para Escritório na Nuvem :

Microsoft Office 365 – Versão 100% online do pacote Office, porém com um número maior de funcionalidades em relação a versão tradicional das ferramentas da Microsoft.
Como é um SaaS (Software as a Service), o serviço dispensa qualquer tipo de instalação ou compra de licenças de uso, sendo necessário apenas a contratação de um plano, a criação de uma conta e algumas configurações no dispositivo do usuário para começar a usar as ferramentas disponíveis no pacote.

Zimbra Collaboration Suite – Ferramenta de colaboração aberta e segura para e-mail, calendário, tarefas e muito mais. Com o aplicativo web mais inovador disponível hoje, a Zimbra aumenta a produtividade dos usuários em qualquer área de trabalho e reduz drasticamente o TCO em comparação com os fornecedores da plataforma herdada.

Outras vantagens importantes incluem compatibilidade avançada com clientes de e-mail de desktop existentes, sincronização de over-the-air para smartphones (iPhone, Android, BlackBerry), bem como uma melhor escalabilidade do servidor e uma administração mais eficiente.O Zimbra é uma solução de código aberto contendo e-mail e calendário, o Zimbra é uma escolha popular para servidores de e-mail Linux e Mac OS X e suporta implantações, appliances e plataformas de virtualização SaaS.

G Suite (anteriormente Google Apps for Work) – É a abrangente seleção do Google de aplicativos em nuvem para negócios, incluindo produtos personalizáveis ​​sob nomes de domínio personalizados. Possui ferramentas de escritório tradicionais através do Google Docs, bem como ferramentas de gerenciamento de tempo e comunicação, como o Hangouts eo Google Calendar, fazem parte:

Para comunicação:

• Gmail
• Hangouts
• Google Calendar
• Google Plus

Para armazenamento:

• Google Drive

Para colaboração:

• Google Drive – Docs
• Google Drive – Sheets
• Google Drive – Forms
• Google Drive – Slides
• Google Sites

OnlyOffice Desktop Editors – Suite de escritório de código aberto que combina editores de texto, planilhas e apresentações, distribuídos sob a licença AGPL v3. Você pode fazer o download e usá-los para fins domésticos, governamentais, educacionais e comerciais sem restrições.

Características:Um pacote – três editores – recursos múltiplos – Criar, visualizar e editar documentos de texto, planilhas e apresentações de qualquer tamanho e complexidade. Lidar com vários arquivos dentro de uma mesma janela graças à interface de usuário baseada em abas.

• Compatibilidade com os formatos MS Office e OpenDocument
• Lidar com os formatos mais populares: DOC, DOCX, ODT, RTF, TXT, PDF, HTML, EPUB, XPS, DjVu, XLS, XLSX, ODS, CSV, PPT, PPTX, ODP.
• Acesso rápido a amplos recursos de colaboração – Conectar-se ao servidor e colaborar em documentos com sua equipe: editar em tempo real, revisar, comentar e interagir usando o bate-papo.
• Complementos de terceiros – Criar modelos, inserir vídeos do YouTube e ainda mais. Ampliação de funcionalidade ONLYOFFICE com complementos integrados ou criar a sua própria.
• Suporte para todas as plataformas populares – Windows 10, 8.1, 8, 7, XP, 2003, Vista (32 bits e 64 bits), Debian, Ubuntu e derivados, distribuição Linux baseada em RPM, Mac OS 10.10 ou superior.
• Atualizações e suporte técnico – Atualizações regulares gratuitas. Assistência rápida e profissional para todos os problemas técnicos e funcionais via Fórum.

8 – Computação em Nuvem :

A computação em nuvem foi considerada uma tendência futurista até alguns anos atrás, prometia a desnecessidade da instalação de programas em computadores na execução de atividades simples, produção de documentos e planilhas a até determinadas tarefas mais exigentes como edição de imagens e vídeo.

Steve Jobs ainda na década de 90, questionou a necessidade em carregar um disco rígido constantemente quando seria possível acessar os dados de maneira remota. Acontece que a promessa tornou-se realidade e por conta disso, inúmeros serviços em nuvem já estão disponíveis por todo o planeta.

Considere também entre as oportunidades apresentadas, a adoção de soluções contra perda de dados, recuperação de desastres e também backup. Conheça toda a família de produtos Iperius { clicando aqui }.