Desenvolvendo uma estratégia tecnológica para melhorar os rendimentos nos negócios

Desenvolvendo uma estratégia tecnológica para melhorar os rendimentos nos negócios

Implementando uma solução ERP para conquistar com mais eficiência o retorno dos investimentos

No interesse para a adoção de uma solução ERP, organizações de diferentes perfis compartilham o interesse em comum de uma rápida implementação e também o retorno deste investimento. Neste comportamento é comum de pequenas e médias corporações (SMBs) enfrentarem dificuldades e contratempos singulares, causando muitas vezes a impossibilidade de terem atendidas suas necessidades pelos fornecedores típicos da comunidade Fortune 1000 ou Tier I.

São fornecedores que tem a possibilidade da implantação de Soluções SMBs especializadas, ocorre que nestes casos essas soluções são variações reduzidas dos modelos para empresas de maior porte e não contemplam as necessidades existentes nas empresas de pequeno e médio porte.

Simultaneamente aos avanços das empresas, houve uma evolução nas competências de pequenos negócios e médias empresas propiciando concorrerem com grandes corporações, criando e distribuindo seus produtos em escala mundial. As condições para atenderem essas oportunidades exigem dessas SMBs (Small and Media Business) a adoção de pacotes de softwares mais sofisticados em seus recursos de front e back-office. Infelizmente, em muitos casos nem os fornecedores destes softwares quanto essas organizações estão cientes das dificuldades ímpares que suas dimensões comerciais podem demonstrar, dificultando sua implementação e o caminho para o sucesso.

A implantação de uma solução deste porte indifere do tamanho da organização, continua sendo um investimento substancial por muitas vezes impactar na maneira como a empresa conduz seus negócios e os colaborares realizam suas atividades. Já numa empresa de maior porte e detendo maiores recursos, possui mais condições no gerenciamento das pressões causadas por esta implementação e também podendo assimilar mais custos, estabelecendo uma equipe de implantação direcionada e altamente qualificada, exclusiva para este evento. Na maioria dos casos esta equipe é formulada por profissionais de TI da empresa, uma consultoria especializada em implementações e a empresa desenvolvedora do software adotado.

Por este motivo não costuma ser o mesmo cenário nas empresas de menor porte, não possuindo um orçamento compatível nem uma equipe dedicada, ainda acumulam dificuldades como escalabilidade, cultura interna, escalabilidade e seleção como elementos a serem gerenciados. Aquelas que atingirem êxito poderão esperar como recompensa aumento na sua produtividade, fluxo de tarefas, competências além da satisfação de seus clientes resultando também numa rotatividade maior dos estoques e também diminuição dos custos operacionais. Sendo assim é imprescindível o sucesso nos projetos, uma vez que erros durante qualquer etapa iniciando no planejamento até a conclusão da implementação certamente resultará em consequências adversas impactando significativamente nas operações.

Apoiado por alguns elementos fundamentais, poderão essas empresas de menor capacidade equilibrar estes investimentos em tecnologia interferindo reduzidamente em suas atividades. É descrito neste artigo um total de nove etapas visando simplificar a adoção de uma solução ERP no interesse de aumentar seus lucros.

Uma condição muito negligenciada por muitas corporações, indiferente do seu porte embora aqui a referência são as de pequena e média capacidade, reside muitas vezes no seu desconhecimento quanto a seus próprios processos internos e cultura organizacional, é uma etapa a ser considerada como ponto de partida, antes da adoção do tipo de empreendimento tecnológico a ser utilizado, por envolver os diversos níveis do negócio.

Indiferente do tamanho dessas pequenas corporações, é possível existirem métodos e procedimentos em execução muitas vezes inatos a essas corporações onde muitos deles possivelmente não são documentados.

O primeiro comportamento no interesse de conseguir o sucesso numa implantação é identificar as exigências operacionais, tais como financeiras, marketing e vendas, compreendendo suas interações e interdependências no orçamento estratégico, metas, definindo como empregar estas competências nos processos de tomada de decisão visando alcançar o sucesso na implantação da solução ERP.

A definição mais tangível e óbvia para a implantação bem-sucedida de uma solução ERP reside na escolha ideal dela deste o princípio. O contraponto enfrentado pelas PMEs (Pequenas e Médias Empresas) ao adotar soluções empacotadas (todas as áreas da empresa num único software), está na tecnologia utilizada por estes softwares não estarem preparadas para o tamanho e escopo dessas pequenas organizações. Por esta razão a escalabilidade pode representar uma dificuldade, mesmo na adoção de softwares voltados especificamente para elas, muitas vezes são variações em menor escala de suas soluções corporativas com maiores funcionalidades. Estes softwares para grandes corporações possuem módulos inicialmente desenvolvidos para atender os requisitos dessas organizações maiores, abrangendo diversos recursos muitas vezes complexos desnecessários a empresas de porte pequeno e médio que podem nunca serem utilizados, por esta razão nem deveriam pagar por eles.

É uma realidade quanto ao excesso de tecnologia ser dispendioso, como também ser muito mais complicado a configuração e implementação de soluções tecnológicas em organizações de pequeno e médio porte, consumindo um tempo maior na sua manutenção e provisão de atualizações. Numa abordagem mais sensata está na procura por soluções comprovadamente desenvolvidas e dimensionadas para satisfazer os requisitos específicos das pequenas e médias organizações, contemplando a versatilidade nas atualizações e expansões conforme os negócios modificam-se e se expandem.

O atendimento a um generoso número de corporações do mesmo tamanho e suas numerosas necessidades é um ambiente comum para os grandes integradores e desenvolvedores de software listados na Fortune 1000. Por conta destas dimensões é comum possuírem metodologias de implantação mesmo que eficazes, baseadas nesses clientes, muitas vezes demoradas então tornando-se onerosas e avassaladoras para empresas de menor porte. Ocorre que implementações prolongadas como essa extrapolam inoportunamente as necessidades e recursos disponíveis de menores organizações.

É esperado que em corporações menores e de médio porte uma implementação exija menos tempo quando comparado às grandes empresas, seja ela feita ou não através de parcerias com revendedores, integradores independentes ou o fornecedor do software. Isto por conta da estrutura definida nelas mesmo que similares às maiores, tem seus elementos mais simplificados, na condição do pacote de aplicativos tenham sido devidamente escolhidos. São diversas as empresas desenvolvedoras de softwares que possuem em sua cadeia de produtos, soluções que ofereçam ferramentas de implementação ágil e modelos de uso mais compatíveis com as SMBs, propiciando implementação mais ágil e didática sem a necessidade de codificações extras, resultando na aceleração de sua adoção e os resultados de ROI.

Não é estranho encontrar muitas SMBs sem um departamento responsável pela TI, assim como não é incomum apenas um ou dois colaboradores serem responsáveis por este departamento, ou ainda mais, acumulando suas atribuições com a responsabilidade do TI. Adicione ainda a possibilidade dos funcionários que definam e supervisionem o plano de implementação, serem também os usuários após sua liberação para produção. Um cenário como esse possuindo uma concentração de capital intelectual pode refletir como uma barreira na promoção de inovações ou indicação de problemas.

Considerando este cenário é fundamental a definição de um modelo de comunicação, continuo e aberto contemplando todos os envolvidos do início ao final do processo, fazendo parte deste conjunto os usuários do sistema, integradores e/ou parceiros de negócio além do fornecedor do software. A dedicação no esclarecimento das magnitudes deste empreendimento, os benefícios aguardados e motivos da sua adoção, a todos os envolvidos nesses pequenos negócios, poderão resultar na diferença entre expectativa e insatisfação, colaboração e resistência, sucesso ou fracasso na sua adoção.

Pode-se destacar algumas dificuldades nos funcionários mais antigos, no exemplo de sua migração dos sistemas legados mais antigos, mesmo assim amplamente conhecidos, senão os pacotes de softwares populares no estilo instalar e usar como o Microsoft Excel, onde precisarão aprender sobre o software empresarial não apresentar-se como uma solução instalar nesse estilo de instalar e usar. Essas soluções empresariais são otimizadas especificamente para os negócios e seus processos, na maioria dos casos necessitando de treinamento.

Apresentando estes requisitos no início da etapa de planejamento é mais provável dos usuários demonstrarem mais tolerância e perseverança quando sua operação apresentar-se difícil de executar. A definição de um consultor experiente e habilidoso, podendo atuar como mediador e facilitador abrangendo todos os rigores da implementação, é um elemento de grande utilidade no alcance dum projeto mais fluido na sua implementação e distribuição.

O fornecedor do software e/ou o parceiro de implementação serão considerados como pilares para o projeto de implantação, indiferente do nível de comprometimento e gerenciamento além da adesão dos colaborares como elementos-chave no sucesso de qualquer implementação. Está tornando-se comum das empresas solicitarem garantias do integrador ou fornecedor, para uma implantação bem-sucedida e ocasionalmente subordinada a uma remuneração com base nos resultados.

É uma tendência digna, no contexto do comprador não abdicar de muitas responsabilidades e pelos recursos humanos já estarem integrados, torna-se tentador destinar numerosas responsabilidades ao fornecedor porém isso pode transformar-se numa decisão equivocada. O envolvimento a longo prazo incluindo deste planejamento a execução entre comprador e fornecedor, costuma ser a maior garantia para a bem-sucedida implementação.

Cronogramas e recursos para o projeto devem faze parte da alocação de recursos e durante seu planejamento, o comitê gestor da organização deve além destes itens definir os envolvidos em número compatível para atender plenamente as definições. Por fim, possuir uma base de conhecimento e informações internas deve significar um elemento inicial para o negócio e quando for necessário posteriormente.

A necessidade de mudança é uma condição temida no mundo corporativo e no caso das SMBs, costumam refletir menos em regressões do que modificar a cultura organizacional, especialmente em colaboradores de longa data ou familiares, pilares no cenário de pequenas empresas.

Para estes colaboradores é compreendido como alterações e ajustes em praticamente tudo o que lhe for familiar no seu cotidiano, na adoção de um novo sistema corporativo, a maneira como são acessadas e inseridas as informações, a configuração dos relatórios e a insegurança do desempenho das tarefas neste novo ambiente. A consequência destas concepções negativas, pode apresentar-se como um obstáculo na integração dos mais resistentes no interesse de uma migração suave de tecnologia.

A necessidade de manter-se em métodos que foram avaliados e certificados, trazem receios sobre estas mudanças, sendo consideradas normais mas mesmo assim, essas apreensões precisam ser tratadas. Acionar ou eleger gestores que detenham habilidades no gerenciamento de mudanças e projetos é uma estratégia indicada. Amparados por uma ajuda proativa da gestão empresarial, esses gestores precisam atender e desmontar problemas culturais e questões de conteúdo político no interesse de envolver os colaboradores no processo de implantação. A participação de todos os funcionários durante as etapas de planejamento diminui a resistência no futuro, facilitando a colaboração criativa e participação. Adquirida a confiança nas competências que a nova tecnologia trará, os colaboradores em maioria irão assimilar as iniciativas, convertendo-se em apoiadores entusiastas.

É muito provável que no ambiente de pequenas empresas, exista um entendimento reduzido sobre a atividade primordial que os processos de negócio representam na implantação de softwares empresariais. A definição é “Fluxo do Processo”, administração e sequenciamento de atividades e procedimentos discretos basilares na execução de tarefas operacionais de negócios, organizações de pequeno porte podem carecer desses procedimentos estabelecidos por conta do ambiente menos formal. A inacessibilidade à tecnologias de produção avançada e processos implementados por suas concorrentes maiores, pode ser um empecilho a estas empresas menores.

Normalmente a etapa de modelagem de processos costuma ser a mais demorada e difícil de implantação na adoção de uma solução corporativa, sendo também o mais crítico na obtenção do sucesso. As pequenas e médias empresas precisam ser esclarecidas embasadas neste conceito, por conta das experiências com programas de funcionamento padrão não demandarem modelagem, essas soluções baseiam-se apenas em instalar, incluir dados e executá-los. No caso de soluções corporativas a execução dessas tecnologias, sem uma modelagem precisa do fluxo de processo de negócios, os resultados podem ser desastrosos.

Mesmo sabendo que diversas funções nos negócios possam ser de comportamento comum entre as organizações, por exemplo vendas, gerenciamento de pessoal, de produtos e finanças, ocorre que o modo como elas são realizadas são regularmente diferentes. Na definição dos modelos e processos, é comum escolher os que estejam mais alinhados com o negócio.

Para aquelas sem familiaridade na definição desses processos, é enfaticamente sugerido recorrerem a parceiros detentores de experiência contemplando as melhores práticas do mercado, por sua vez eles precisam estar aptos no auxílio ao alinhamento desses processos, disponibilizando grande variedade de modelos e definições desses modelos de processos de negócios.

As empresas costumam ter como desafio dedicar o tempo necessário na modelagem de seus processos de negócios, definir um modelo experimental, executar laboratórios em ambientes paralelos, efetuar as correções além de resistir à tentação de liberar para produção sem antes ter todos os processos funcionando adequadamente e sem falhas. Inclusos ainda estão definir um tempo para acertos de menor importância e repetidos podendo perdurar por semanas a meses. Contabilizar todas essas possibilidades previamente permitirá reduzir as intervenções no back-end.

Podendo considerar como boa notícia, ocorre das pequenas corporações possuírem volumes menores de dados para lidar como nas suas concorrentes maiores. Como desvantagem está nesses dados corporativos, até independente do tamanho da empresa, dificilmente estarem organizados em repositório de dados promovendo uma conversão simplificada, também os dados atuais e seus históricos possivelmente residirem em sistemas empresariais de configuração doméstica ou proprietários, ou estarem distribuídos numa variedade de aplicativos funcionais diferentes, precisando serem adicionados a qualquer novo sistema empresarial.

São uma diversidade de informações que devem ser extraídas, sanitizadas e convertidas, precisando definir um tempo suficiente para essas operações, permitindo que as novas tecnologias utilize estes dados corporativos de maneira eficaz. A máxima “dados ruins entram, dados ruins saem” não poderia fazer mais sentido do que na aplicação da definição de um novo sistema de negócios. Na imprecisão das informações importadas dos ambientes antigos, indiferente da proporção, não trará melhorias ao novo sistema e grandes montas de investimento e tempo serão necessários para repará-los.

A existência de treinamentos além de suporte técnico são elementos imperativos a fazerem parte dos custos gerais de implantação, em especial para as pequenas empresas que não detenham recursos próprios de TI. Não sendo apenas o ERP uma aplicação de back-office senão apenas uma solução de fabricação e distribuição. Consiste num sistema contendo informações do negócio que irá alterar o comportamento operacional da empresa.

Indiferente como ocorram os treinamentos, sendo online, sessões fechadas ou em salas de aula é fundamental não desconsiderar este elemento, pela execução adequada de um novo sistema corporativo poder ampliar os dividendos, maximizando a adoção das suas funcionalidades e recursos, um alto grau de confiabilidade e bem-estar por parte dos usuários também ocorrer.

Ele deverá ser aplicado antes da finalização da implantação, permitindo aos colaborares uma continuidade nos processos execução, podendo identificar inconsistências durante a implementação e como grande importância, adquirirem proficiência na operação deste sistema após finalizada a implementação.

Por fim o suporte técnico ativo tanto no lançamento como na pós-implantação é crucial, garantindo a nova tecnologia em funcionamento ir de encontro aos interesses da organização. Indiferente da formação ou os cuidados na definição, existe uma curva de aprendizado para todos os utilizadores, assim como imprevistos mesmo depois de todos esses preparativos. Aos colaboradores que tiverem os primeiros contatos com a solução corporativa, o amparo dos parceiros, integradores ou fornecedores será de grande importância neste momento.